Gestionar una asistencia delegada

Cuando una autoridad no puede asistir y manda a un representante, eso es una delegación: no es un rechazo, porque la plaza sigue ocupada.

Cómo llega

Normalmente la inicia el propio invitado, pulsando el botón de delegar de la invitación electrónica. Para que ese botón exista, la plantilla debe incluir el marcador [LINK_DELEGATE].

Su estado pasa entonces a:

• Asistencia delegada, si ya se sabe quién viene en su lugar.
• Gestionar delegado, si falta indicarlo. Es el estado que te pide trabajo.

Qué hacer con los que están en «Gestionar delegado»

1. Filtra la lista por ese estado.
2. Abre Configuración del invitado.
3. Indica quién asiste en su lugar.
4. Guarda.

Si el delegado no está en tu base de datos, quedará como anónimo o como importado según cómo lo incorpores. Lo explican qué son los anónimos y qué son los importados.

Lo que hay que rehacer al gestionar una delegación

Es el punto que más se olvida:

• La acreditación es a nombre del titular. Si va a acceder el delegado, hay que emitir la suya, o en la puerta aparecerá otro nombre.
• La colocación puede cambiar. El delegado no siempre ocupa la misma precedencia que la autoridad que representa; eso es una decisión de protocolo.
• El tratamiento de los documentos es el del titular, no el del delegado.

Repásalos antes del acto

Un invitado en Gestionar delegado el día antes del acto es una plaza reservada de la que no se sabe quién la ocupa. Filtra por ese estado unos días antes y ciérralos todos.