¿Cómo funcionan los acompañantes y los delegados?

Son dos figuras distintas y se confunden con frecuencia.

Un acompañante viene además del invitado: el invitado asiste y trae a alguien con él. Un delegado viene en lugar del invitado: el invitado no asiste y manda a un representante. La distinción importa porque afecta al aforo, a la colocación y a las acreditaciones que hay que emitir.

Acompañantes

Se autorizan primero a nivel de evento, al crearlo, donde se decide si se permiten y cuántos como máximo.

Después se puede afinar invitado por invitado, en su ficha, con tres opciones:

• Según configuración del evento — hereda lo general.
• Permitir acompañantes — se le permiten, y se indica cuántos en Límite de acompañantes. Si te pasas del máximo del evento, la aplicación avisa con «No puede añadir tantos acompañantes».
• No permitir acompañantes — no se le permiten, aunque el evento sí los admita. En su invitación no se menciona la posibilidad de traer acompañante.

Una vez autorizados, se añaden los nombres de los acompañantes en la ficha del invitado. Eso permite emitirles acreditación y asignarles zona y aparcamiento.

Si quieres poner el mismo tope a muchos invitados de golpe, selecciónalos en la lista y usa Acciones › Asignar límite de acompañantes.

La entrada de estos acompañantes puede ser;

• en automático, al confirmar el invitado, el sistema le da la opcion de añadir acompañante. Estos acompañantes entran en la lista de invitados en un estado de "pendientes de visto bueno" para que el responsable del evento los confirme.

• manual por el gestor del evento. entra en la ficha del invitado, lo confirma y añade acompañante en la pestaña correspondiente.

Delegados

La delegación la inicia normalmente el propio invitado, pulsando el botón de delegar de la invitación electrónica ([LINK_DELEGATE]). Su estado pasa entonces a Asistencia delegada, o a Gestionar delegado cuando aún falta indicar quién viene en su lugar.

En la propuesta de invitados y en los listados, los delegados y los acompañantes aparecen diferenciados del invitado principal, de modo que se ve quién ocupa cada plaza y por qué.

Lo que se suele pasar por alto

• Los acompañantes cuentan para el aforo y para el número de acreditaciones. Si el espacio va justo, revisa el total real —invitados más acompañantes— y no solo el número de confirmados.
• Un invitado que ha delegado sigue en la lista, en gris en la barra de totales. No es un rechazo ni un error: su plaza está ocupada. La persona en la que delega aparece en confirmado.