Enviar o imprimir las acreditaciones

Hay dos vías, y lo habitual es usar las dos.

Enviarlas por correo, con el QR

Es la vía principal. La acreditación se adjunta a una comunicación —normalmente la C2, la de documentación de acceso— y el invitado la recibe en su correo con su código QR personal. La lleva en el móvil y la enseña en la puerta.

Se prepara en crear una comunicación y se lanza en enviar una comunicación.

También se pueden automatizar, de modo que quien confirme reciba su acreditación sin intervención. Antes de hacerlo, lee las reservas de automatizar el envío: la recomendación general es enviarlas a mano uno o dos días antes.

Imprimirlas

Desde Invitados, seleccionando a los que han confirmado y usando el impreso de acreditaciones. Se genera el PDF con las credenciales listas para imprimir.

Conviene tener impresas al menos las de quienes previsiblemente lleguen sin móvil, y unas cuantas en blanco para las incidencias de última hora.

Cuándo enviarlas

Uno o dos días antes del acto. Con más antelación, cualquier cambio de aforo, hora o espacio obliga a reenviar credenciales corregidas, y el invitado acaba con dos QR sin saber cuál vale.

Un aviso sobre el QR

El QR es personal e intransferible: identifica a esa persona en el control de acceso. Si alguien reenvía su acreditación a otro, en la puerta aparecerá el nombre del titular original. Merece la pena decirlo en el texto de la comunicación.