Enviar una comunicación a los invitados
Los envíos se lanzan desde la lista de invitados, no desde la sección de comunicaciones. La comunicación se prepara en un sitio y se dispara en otro.
Requisito previo: tener al menos una comunicación creada y el evento con cuenta de correo asignada.
- Abre el evento y entra en Invitados.
- Selecciona los invitados que van a recibirla. Si tienes que filtrar primero, puedes filtrar la lista y seleccionar sobre el resultado.
- Pulsa Enviar documentación invitados, en la barra superior.
- En la ventana que se abre, elige cuál de las comunicaciones del evento quieres enviar.
- El sistema carga lo que definiste en esa comunicación. Revísalo y pulsa Enviar, abajo a la derecha.
Cómo se ve que ha salido
Los indicadores de las columnas de comunicaciones van cambiando de color: parten de ámbar (pendiente) y pasan a verde cuando el envío sale bien. Lo que se queda en gris es un error, y es lo que hay que buscar al terminar. Los tienes todos en qué significan los colores y los estados.
Antes de lanzarlo de verdad
Inclúyete como invitado del evento y envíate a ti mismo la comunicación. Es la manera de comprobar el resultado final —marcadores, imágenes, botones, adjuntos— antes de que lo vea un invitado real. Merece la pena hacerlo siempre, y no solo la primera vez.
Cuándo enviar la documentación de acceso
La recomendación del Departamento Técnico de Protocolo (DTP) es enviar la documentación con QR uno o dos días antes del acto, no con mucha antelación: en los eventos suelen surgir cambios, y reenviar acreditaciones corregidas genera confusión en el invitado.