Automatizar el envío de una comunicación cuando el invitado responde
Stela puede lanzar sola una comunicación en cuanto un invitado responde. El caso típico: el invitado confirma en la C1 y recibe automáticamente la C2 con su acreditación y su QR.
Requisito previo: tener creadas las dos comunicaciones, la que se envía y la que se dispara.
- Abre el evento y entra en Comunicaciones.
- Localiza los tres desplegables de automatización: Confirmar comunicación, Rechazar comunicación y Delegar comunicación.
- En Confirmar comunicación, elige la comunicación que quieres que se envíe cuando alguien acepte.
- Guarda.
Hay tres enganches independientes, y puedes usar los que quieras:
| Desplegable | Se dispara cuando el invitado… |
|---|---|
| Confirmar comunicación | Acepta la invitación |
| Rechazar comunicación | Excusa su asistencia |
| Delegar comunicación | Delega en otra persona |
Requiere permisos específicos
La automatización no está disponible para todos los perfiles: hay que tener activados los permisos y roles correspondientes. Si no ves los desplegables, es por eso.
Piénsalo dos veces antes de activarla
El Departamento Técnico de Protocolo (DTP) recomienda, en la mayoría de los casos, enviar la documentación a mano uno o dos días antes del acto en lugar de automatizarla.
El motivo: si alguien confirma tres semanas antes, recibe su acreditación tres semanas antes. Y en tres semanas cambian el aforo, la hora, el espacio o la colocación. Cada cambio obliga a reenviar documentación corregida, lo que da mala imagen y confunde al invitado, que ya no sabe qué QR es el válido.
La automatización luce bien en actos cerrados, con fecha y aforo firmes y poca antelación entre la confirmación y el acto.