Importar personas desde una hoja de cálculo
Hay dos importaciones distintas en Stela y conviene no confundirlas.
La importación general
Es la carga inicial de la base de datos al implantar: autoridades, estructura de grupos, precedencias, correos. Está en la configuración del menú de la izquierda y acepta ficheros .xls y .xlsx.
Esta carga se hace con el Departamento Técnico de Protocolo. No es un formalismo: es delicada, y un fichero mal montado deja el árbol de grupos torcido para años.
La importación al evento
Tambien llamada tabla corta, es la que se utiliza mas habitualmente en el día a día. Desde la sección de invitados de un evento puedes importar directamente un listado, para incorporar gente que no tienes en la base de datos y que probablemente no vas a volver a necesitar: familiares de premiados, alumnos, público.
Tiene su propia plantilla, más corta. Pídesela al Departamento Técnico de Protocolo, no improvises un Excel: si las columnas no coinciden, cada campo acaba donde no debe.
Estos registros, entran como temporales-anonimos, (no se mezclan con autoridades) y se clasifican donde hayas marcado en la estructura, nivel 1, 2, etc.... y se pueden consultar o utilizar para otros eventos, pasar a autoridades...
Reglas que evitan el 90 % de los problemas
- Usa siempre la plantilla normalizada. Es el único modo de que cada campo caiga en su sitio.
- Rellena los obligatorios y todos los recomendables que puedas. Cuantos más, mejor: lo que falte lo acabarás persiguiendo por teléfono.
- Piensa antes la ruta de grupos y subgrupos donde quieres que aterricen. Es lo que más cuesta rehacer. También conocido como nivel 1, nivel 2, etc... ayuda a tener los cargos clasificados.
- Revisa los registros en la pantalla de previsualización, antes de ejecutar la importación.
- Existe una guía base de este proceso. Pídesela al DTP
Actualizar en lugar de duplicar
Si lo que quieres es añadir un cargo nuevo a personas que ya tienes, no las vuelvas a importar: usa el identificador externo. Lo explica el identificador externo.