Dar acceso a un usuario o a un grupo

Se usa para restringir un registro a quien debe trabajarlo, o para abrirlo a alguien que se ha quedado fuera.

1. Abre la ficha del registro —evento, persona, grupo, documento…— y pulsa el botón Acceso del candado, arriba a la derecha. Se abre la ventana Acceso, con el tipo y el nombre del registro en la cabecera.
2. Elige Usuarios o Grupos en el selector de la barra superior. Los grupos que se ofrecen son los grupos de usuarios, no los de precedencia.
3. Escribe en el buscador. Para usuarios puedes buscar por nombre o por correo; para grupos, por nombre. El desplegable muestra los candidatos que aún no están en la lista.

4. Pulsa el que quieras. Se añade a la lista, resaltado un instante para que lo localices, y entra con nivel de Lectura. 5. Si necesita más, pulsa su pastilla de nivel y elige Escritura o Borrado. 6. Repite con el resto de usuarios y grupos. 7. Pulsa Aplicar.

Cuándo queda guardado

Depende de si el registro ya existía:

• Registro ya creado: al pulsar Aplicar se guarda en el momento y aparece el aviso «Acceso guardado correctamente». No hace falta guardar la ficha.
• Registro nuevo, todavía sin guardar: el acceso viaja con la ficha. Tienes que guardar el registro para que quede; si sales sin guardar, se pierde también el acceso.

Errores frecuentes

• Dar acceso solo a personas. Es cómodo hoy y un problema en seis meses: cuando esa persona cambie de puesto, hay que repasar registro por registro. Da acceso al grupo de usuarios y deja las entradas de usuario para las excepciones de verdad.
• Olvidar que el primero restringe. Mientras la lista está vacía, el registro lo ve todo el mundo. Al añadir la primera entrada queda cerrado a los demás: asegúrate de haber metido a todos los que lo necesitan antes de dar por terminado.
• Quitarte a ti mismo del acceso. Si reduces tu propio nivel y aplicas, la pantalla se recalcula al instante y puedes quedarte sin poder editar. Administración siempre puede devolvértelo.