Un documento que solo puede ver dirección

El supuesto: un informe, un presupuesto o una lista de asistentes que no debe circular, dentro de un evento que sí ve mucha gente.

1. Sube el documento como siempre y guárdalo.
2. Abre su ficha y pulsa el botón Acceso.
3. En Grupos, añade el grupo de usuarios que debe verlo.
4. Súbelo al nivel que corresponda: Lectura si solo tienen que consultarlo, Escritura si van a reemplazarlo por versiones nuevas.
5. Pulsa Aplicar.

Desde ese momento el documento solo lo ve ese grupo —y administración, si la empresa está en modo ACL forzado—, aunque el evento al que pertenece siga siendo visible para toda la organización.

Por qué funciona aunque el evento sea abierto

Porque el documento tiene su propia lista, independiente de la del evento. Las secciones internas de un evento heredan su acceso, pero los documentos, los envíos y la correspondencia son registros con lista propia.

Es la combinación útil: evento abierto y piezas concretas reservadas.

Errores frecuentes

• Restringir el evento entero para proteger un adjunto. Deja fuera a gente que necesita el evento para trabajar. Restringe el documento.
• Restringir antes de guardar. En un registro nuevo el acceso viaja con la ficha: si no guardas, no queda nada. Guarda primero y restringe después.
• Olvidar las copias. El ACL protege el registro en Stela, no lo que ya se haya descargado o enviado por correo. Si el documento es sensible, restríngelo desde el principio, no después de haberlo compartido.