Programa oficial y programa operativo

Cada actividad del programa admite dos textos, y sirven para públicos distintos.

• Título — el programa oficial: lo que ve la autoridad. «11:30 Recepción en el Salón de Recepciones».
• Programa operativo — el detalle interno del técnico de protocolo. «11:25 el ascensor de servicio queda reservado; entrada por la puerta lateral; el jefe de gabinete acompaña desde el vehículo».

Los dos se escriben en la misma actividad y aparecen en el mismo cuadro, diferenciados por la tipografía.

Por qué está separado

Porque el mismo programa tiene que servir para dos cosas: la carpeta que se entrega a la autoridad y la hoja de ruta del equipo. Mantener dos documentos distintos es la vía rápida a que uno de los dos quede desactualizado el día del acto.

Al imprimir eliges qué sale

Se pueden imprimir los programas completos, con toda la información operativa, o solo la parte oficial, para ver cómo le queda a la autoridad. Es la razón de ser de la distinción.

Cuánto detalle operativo poner

Lo que el equipo necesite para no preguntar. Un programa operativo bien escrito es el que permite que un compañero que no ha preparado el acto lo cubra sin llamarte.

Decide qué necesita la autoridad

Hay autoridades que quieren el minuto y hay quien prefiere tres líneas. Se puede cambiar en cualquier momento, así que no es una decisión definitiva: ajusta tras el primer acto.