¿Dónde se define la precedencia? (y para qué sirve el color)

Es la confusión más habitual del árbol, porque hay dos campos numéricos distintos y no significan lo mismo.

El grupo tiene «Orden del listado»

En los datos generales del grupo, el campo Orden del listado ordena los grupos entre sí en las listas y en el árbol. Es presentación: te permite que el árbol salga en el orden que tiene sentido para tu institución en lugar de por orden alfabético.

El cargo tiene «Orden de precedencia»

La prelación protocolaria de verdad está en el cargo, no en el grupo. Al crear o editar un cargo hay un campo Orden de precedencia, de hasta cinco dígitos.

Esa es la cifra que manda, y por eso la ficha de la persona muestra la precedencia dentro de su cargo, y no en el grupo del que cuelga.

Dónde se nota la precedencia

• En la colocación de los invitados en un espacio, cuando distribuyes por precedencia.
• En las tarjetas de ubicación y en los portanombres.
• En los listados de invitados, que se pueden ordenar por Precedencia en lugar de por nombre o por grupos.

Un árbol con precedencias mal puestas produce un sitting mal ordenado, y eso se ve en la sala.

Precedencia heredada y personalizada

En la ficha de una persona, la precedencia aparece dentro de su cargo y también bajo el epígrafe DATOS HEREDADOS DE CARGO: viene de la plaza, no de la persona. Lo explica datos del cargo y datos de la persona.

Cuando un acto concreto exige una prelación distinta de la ordinaria, existe además una precedencia personalizada, que se define para ese caso sin tocar el árbol. Toca el árbol solo si el cambio es permanente.

El color

Asocia un color al grupo para identificar de un vistazo a qué colectivo pertenece cada invitado. Se aprovecha en los planos de espacios, en las tarjetas de ubicación y en las invitaciones.

Se cambia con Cambiar color, se quita con Sin color, y Aplicar color a subgrupos lo propaga a toda la rama, que es lo cómodo cuando un bloque entero debe ir igual.