¿Qué diferencia hay entre una comunicación y una plantilla de correo?
Son dos piezas que trabajan juntas y se confunden a menudo.
La plantilla de correo es el diseño reutilizable: la cabecera, los colores, la disposición de los bloques, los botones. Vive en la configuración general, fuera del evento, y sirve para todos los eventos. Se edita con el editor BEE, arrastrando bloques.
La comunicación es un envío concreto de un evento concreto: parte de una plantilla y le pone el asunto, la cuenta de correo remitente, el texto definitivo y los documentos adjuntos. Vive dentro del evento, en Comunicaciones.
En la práctica: una plantilla de invitación con dos botones te vale para todo el año; la comunicación «C1 — Invitación al acto de entrega de despachos» es de un solo evento.
Por qué las comunicaciones se preparan por adelantado
Dejar las comunicaciones montadas antes del envío permite que las lance otra persona en el momento oportuno, sin tener que redactar nada. Es la razón por la que están separadas del envío en sí.
La convención C1, C2, C3
El título corto de cada comunicación es el que aparece como columna en la lista de invitados, junto a su icono. Por eso conviene que sea muy breve. La costumbre es numerarlas por orden de salida:
- C1 — la invitación electrónica.
- C2 — el envío de documentación de acceso (acreditación con QR, programa).
- C3 en adelante — recordatorios, agradecimientos, lo que haga falta.
Así, de un vistazo sobre la lista de invitados, sabes quién ha recibido qué.